Export der Zeiterfassung nach SAP

Diese Funktionalität ist nur für

Liste der Dateien

Auf dieser Seite finden Sie alle Dateien, die nach SAP exportiert wurden.

Neue Datei erstellen

Eine neue Datei können Sie mit dem Schalter erstellen.

Selektion wählen

Weiter müssen Sie wählen, für welchen Jahr und Monat und für welche Ressourcen Sie die Daten exportieren wollen. Die Ressourcen wählen Sie durch klicken auf das blaue Balken Ressourcen selektieren. Weiter klicken Sie auf Ansicht erstellen.

Ansicht kontrollieren und bestätigen

Der Ansicht enthält

• alle erffaste Stunden von allen selektierten Ressourcen zu dem gewählten Jahr und Monat. Und weiter alle Stunden
• und alle stornierte Stunden für die gewählte Ressourcen, wo das Storno noch nicht exportiert wurde (über alle Monate). Unten finden Sie weitere Informationen über Stornieren der Stunden.

Unten unter allen Stunden finden Sie den Schalter , mit dem Sie die Selektion bestätigen können. Seit diesem Zeitpunkt, wird niemand mehr eine Modifikation in der Zeiterfassung der selektierten Ressourcen in dem gewählten Jahr und Monat mehr. Höchstens wird es möglich die Stunden zu stornieren oder die ganze Datei wieder löschen. Unten finden Sie mehr Information.

Datei herunterladen

Falls die Daten vollständig sind, werden Sie nach dem Anlegen ein Link wo Sie die Datei herunterladen können.

Falls die Daten nicht vollständig sind, sieht man statt diesem Link unter der Kopfszeile eine Auflistung der Problemen die man zuerst korrigieren muss. Es können folgende Probleme vorkommen:

• Ein Leistungsart ist ohne interne Nummer definiert
• Zuordnung im Projekt hat keine Leistungsart.
• Zuordnung im Projekt hat keine Kostenstelle.
• Eine Kostenstelle ist ohne interne Nummer definiert
• Ein Projekt ist ohne interne Nummer definiert
• Eine Ressource ist ohne interne Nummer definiert

Es ist nötig zuerst diese Probleme zu korrigieren und dann diese Seite wieder besuchen (oder nur im Browser mit F5 erneuen) - so werden die Daten nochmalls kontrolliert und falls keine Probleme mehr gefunden werden, wird der Link für Herunterladen der Datei angezeigt.

Abgebrochene Stunden

Sobald die Stunden hier für den Export angelegt werden, wird die Zeiterfassung für die gewählte Ressourcen in dem gewählten Monat und Jahr gesperrt (sperre gült für alle User - auch Superuser). Für die Fälle, wann eine Ressource die Stunden versehentlich zu einem falschen Projekt gebucht hat und jetzt ist es nötig diese Stunden zu löschen und bei dem richtigen Projekt erfassen, gibt es hier die Möglichkeit die Stunden abzubrechen. In den Zeiterfassungs-Details für den Tag/Vorgang finden Sie unten den Schalter Abbrechen den Sie bei den einzelnen Stunden anwählen können.

Sobald die Ressource im nächsten Export der Stunden einbezogen wird (unabhängig von dem Jahr und Monat), werden alle abgebrochene Stunden mit negativen Wert wieder Exportiert. Diese negative Stunden werden mit dem Datum des letzten Tages des exportierten Montas exportiert, trotzdem die Stunden aus den vorigen Monaten kommen könnten. Nach diesem zweiten Export kann man mit den Stunden nichts mehr machen.

Die abgebrochene Stunden werden im pm4u nicht mehr berücksichtigt.

Datei löschen

In begründeten Fällen darf man die Datei mit dem Schalter ganz unten löschen. Man muss aber sehr vorsichtig sein. Falls man die Datei löscht:

• es wird die Sperre für die selektierte Ressource in dem gewählten Monat und Jahr wieder entlassen.
• Falls die Datei einige Stunden enthalten hat, die in einer Datei als storniert exportiert wurden, werden diese Stunden aus der Zeiterfassung völlig gelöscht.

Falls die Datei schon herunterladen und ins SAP eingelesen wurde, ist es sehr empfohlen die Datei nicht mehr löschen!