Ressourcen-Gantt

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Quick tutorial

Icon-resource-diagram.png
In der Ressourcenverfolgung geht es um eine Allokation der Ressourcen (Mitarbeiter oder Maschinen) zu Vorgängen, die wir im Projekt-Gantt erstellt haben. Es kann vorkommen, dass wir noch nicht wissen, welche konkrete Ressource an einem Vorgang arbeiten soll. In diesem Fall können wir statt einer einzelnen Ressource auch die zugehörige Ressourcen-Gruppen dem Vorgang zuordnen. Später werden diese Gruppen-Zuordnungen durch die konkrete Ressourcen ersetzt. Natürlich können wir definieren, mit wieviel Stunden bzw. zu wieviel Prozent die Ressource an dem Vorgang arbeiten soll.

Die Grundprinzipen des Projekt-Gantts sind im folgendem Video erklärt:

Auf der Seite https://wiki.pm4u.ch/wiki/Ressourcen-Gantt finden Sie eine tutorial Video, wo Ressourcen-Gantt vorgestellt ist.

Die Ressourcen und Gruppen kann man entweder im Projekt-Gantt oder im sog. Ressourcen-Gantt verwalten. Die Differenz zwischen diesen zwei Zugriffen ist in der Ansicht: Im Projekt-Gantt fragt man "wer arbeitet an dem Projekt?", wohingegen im Ressourcen-Gantt man die Frage stellt: "an welchen Projekten arbeitet die Ressource?".

Projekt-Gantt mit Ressourcen zeigt "wer arbeitet an dem Projekt"
Ressourcen-Gantt zeigt "an welchen Projekten arbeitet die Ressource"

Die Grundprinzipien der Ressourcen-Zuordnungen sind im folgenden Video erklärt:

Auf der Seite https://wiki.pm4u.ch/wiki/Ressourcen-Gantt finden Sie eine tutorial Video, wo Grundprinzipen der Ressourcen-Zuordnungen erklärt sind.

Die Prinzipien der Gruppen-Zuordnungen können Sie sich im folgenden Video lernen:

Auf der Seite https://wiki.pm4u.ch/wiki/Ressourcen-Gantt finden Sie eine tutorial Video, wo Grundprinzipen der Gruppen-Zuordnungen erklärt sind.

Ressourcen-Gantt im Detail

Steuerelemente des Ressourcen-Gantt

Über dem Ressourcen-Gantt findet man verschiedene Symbole, mit denen man die Anzeige im Gantt steuern kann

Project-gantt-icon.png Projekte selektieren

Mit diesem Symbol kann man bereits existierende Projekte im Gantt selektieren. Die Auswahl wird in einem Formular gemacht, in dem man nach verschiedenen Auswahl-Kriterien die Projekte suchen kann.


Time-scale-icon.png Zeitbereich und Zeitskala

Time-interval-from-to.png

Man kan den Zeitbereich Von-Bis im Gantt entweder manuell setzen und nachher den Schalter Zeitskala aktualisieren drücken.

Oder man kann schnell Dieses Quartal, Nächste 3 Monate oder den Zeitbereich an die im Gantt selektierten Projekte automatisch anpassen. In dieser Liste kann man die letzte drei manuell gesetzten Zeitbereiche verwenden.

Time-interval-quick.png

Die Zeitskala kann man fliessend von Woche/Tag bis Jahr/Quartal ändern. Der Schalter Time-scale-auto.png setzt die Zeitskala automatisch so, dass der ganze Zeitbereich in der Diagramm-Breite sichtbar wird.

Time-scale.png


Ressourcen suchen.png Ressourcen und Ressourcen-Gruppen selektieren

Mit diesem Symbol kann man die gewählten Ressourcen und Ressourcen-Gruppen im Gantt anzeigen. Es wird ein Ressourcen-Baum geöffnet, wo man alle aktiven Ressourcen suchen kann. Der Ressourcen-Baum ist separat beschrieben.


Show-overload-button.png Auslastung anzeigen

Überlastung
Mit diesem Symbol kann man im Ressourcen-Gantt die Auslastung für jede Ressource anzeigen. Anzeige der Auslastung ist von der Zeitskala abhängig. Für die Zeitskala Woche/Tag oder Monat/Woche wird die durschnittliche Auslastung pro Woche angezeigt, für Quartal/Monat wird durschnittliche Auslastung pro Monat angezeigt und für Jahr/Quartal wird die durschnittliche Auslastung pro Quartal angezeigt. Anzeige der Auslastung hilft vor allem für die Optimierung der Ressourcen - man sieht so alle Zuordnungen der Ressourcen und die Auslastung gleichzeitig.

Print-icon.png Ressourcen-Gantt ausdrucken

Das Gantt kann man mit diesem Schalter als PDF ausdrucken. Die Druckeinstellungen vom Ressourcen-Gantt sind separat beschrieben.


Undo.png Redo.png Rückgängig / Wiederherstellen

Mit diesem Symbol kann man vor kurzem gemachte Modifikationen rückgängig machen, bzw. die rückgängig gemachte Modifikationen wiederherstellen. Die Liste der Schritten, die man Rückgängig machen kann, bezieht sich zu dem eingeloggten Benutzer und sie wird mit jeder neuen Sitzung geleert (zum Beispiel beim abmelden und wieder einmelden in pm4u).

Die Operationen Rückgängig und Wiederherstellen setzen nur die geänderte Werte durch dem aktuell eingeloggten Benutzer zurück. Man muss daran denken, dass mit den gleichen Daten mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können. So könnte es passieren dass ein Benutzer ändert zum Beispiel die Dauer von einem Vorgang vom 10 Tagen auf 15 Tagen. Ein anderes Benutzer ändert diese Dauer weiter von den 15 Tagen auf 20 Tagen. Wenn der erster Benutzer "Rückgängig" macht, wird die Dauer zurück auf 10 Tagen zurückgesetzt, weil die Liste der Modifikationen zum "Rückgängig" Benutzer bezogen ist.

Ressourcen und Ressourcen-Gruppen zuordnen

Wenn bereits die Projektstruktur (Vorgänge, Verknüpfungen,…) erfasst ist, kann man zu den Vorgängen die Ressourcen und/oder Ressourcen-Gruppen zuordnen. Man kann zwar die Zuordnungen im Projekt-Gantt auch erstellen aber der Ressourcen-Gantt bietet breitere Möglichkeiten für die Optimierung der Ressourcen.

Zu den Vorgängen kann man entweder die Ressourcen oder auch die Ressourcen-Gruppen zuordnen. Die Ressourcen-Gruppen ordnet man zu, wenn man noch nicht genau weiss, welche Ressourcen den Vorgang vearbeiten sollen. Später, wenn es klar wird, welche Ressource den Vorgang verarbeitet wird, wird zu dem Vorgang auch die Ressource zugeordnet - diese Zuordnung wird mit der Zuordnung der Ressourcen-Gruppe automatisch verknüpft und die zu der Ressourcen-Gruppe zugeordnete Stunden werden automatisch abgezogen (s. unten). Die Ressourcen-Gruppen werden mit Stunden (h) und Manpower (mp) zugeordnet (Standardwert ist 1 mp = 8 Stunden pro Tag - diese Einstellung kann man in der Definition der Ressourcen-Gruppe ändern.) Bei der Zuordnung der Ressourcen-Gruppe sieht man immer zwei Paare der Werten mp (h) - der erste Paar sagt, wie viel Stunden noch nicht durch den Ressourcen-Zuordnungen ersetzt wurde, der zweite Paar sagt, wie viel Stunden ursprünglich geplant wurden.

Die Ressourcen werden dem Vorgang mit Stunden (h) und Prozent(mp) zugeordnet.

Die Theorie, wie die der Prozentwert bzw. Manpower und die Stunden gerechnet werden ist separat im Artikel Auslastung und Kapazitaet wie sie gerechnet werden unter beschrieben.

Die Ressourcen und Ressourcen-Gruppen kann man zu den Vorgängen im Ressourcen-Gantt in mehrere Weise erstellen:

Drag&Drop Zuordnung

Neue Ressourcen-Gruppe zu einem Vorgang zuordnen
Die einfachste Methode ist, das Projekt ins Ressourcen-Gantt zu selektieren (oder im Projekt-Gantt die Funktion In Ressourcen-Gantt öffnen zu verwenden.) dann die Ressourcen und/oder Ressourcen-Gruppen ins Ressourcen-Gantt selektieren. Jetzt kann man die Taste Ctrl key drücken und die Vorgänge an die Ressourcen oder Ressourcen-Gruppen mit der Maus ziehen.
Eine Ressourcen-Zuordnung von einer Ressource zu einer anderen Ressource verschieben
Man kann die Zuordnungen zwischen den Ressourcen oder Ressourcen-Gruppen kopieren (beim Ziehen die Ctrl key Taste drücken) oder verschieben (beim Ziehen die Tasten Ctrl key + Shift key drücken).

Neue Zuordnung über dem Kontext-Menü

Gleich wie im Projekt-Gantt kann man eine Ressource oder Ressourcen-Gruppe zu einem Vorgang so zuordnen, dass man an den Vorgang mit rechten Maustaste klickt und die Option Ressourcen zuordnen wählt - nachher wählt man im Ressourcen-Baum die Ressourcen oder Ressourcen-Gruppen die man zu dem Vorgang zuordnen will.

Quick-Eigenschaften der Zuordnungen

Ressourcen-Zuordnung Context-Menü
Wenn man an die Zuordnung mit rechten Maustaste klickt, kann man in dem Menü schnell die Stunden/Prozent im Fall der Ressourcen-Zuordnung oder Stunden/Manpower im Fall der Zuordnung der Ressourcen-Gruppe editieren. Man muss den Wert auch mit der Einheit eintragen (h oder mp für die Ressourcen-Gruppen, h oder % für die Ressourcen). Der eingegebene Wert wird nachher fixiert. Fixierter Wert ist unterstrichen angezeigt: Assignment-text-in-gantt.png
Ressourcen-Zuordnung - Dauer ändern
Um die Dauer von einer Zuordnung oder einem Vorgang zu Ändern können Sie mit der Maus den kleinen Rechteck ziehen.

Detailierte Eigenschaften der Zuordnungen

Mit einem Doppelklick an die Zuordnung kann man die Eigenschaften öffnen, wo man weitere Informationen über der Zuordnung definieren kann. Die Informationen über der Eigenschaften der Ressourcen-Zuordnung und Eigenschaften der Ressourcen-Gruppen-Zuordnung sind separat beschrieben.

Wenn eine Ressource überlastet ist

Überlast
Die Auslastung für jede Ressource kann man im Ressourcen-Gantt mit dem Schalter show-overload-button anzeigen. Im folgenden Beispiel ist die Ressource in einer Woche überlastet, weil sie zu zwei gleichzeitig laufenden Vorgängen zugeordnet ist.

Um die Überlastsituation zu lösen, haben wir mehrere Möglichkeiten:

Die Zuordnung zu einer anderen Ressource verschieben (s. oben wie die Zuordnung verschieben) Wir können genau gleich, wie in der Projektbearbeitung mit der Maus eine Verknüpfung zwischen den zwei überlappenden Zuordnungen erstellen:

  • Entweder können wir eine Shift-Verknüpfung erstellen, was den Nachgänger völlig verschiebt.
Neue Shift-Verknüpfung wird erstellt.
 
Neue Shift-Verknüpfung schiebt den ganzen Nachgänger.
Lösung von einem Überlast durch Shift-Verknupfung
  • Oder können wir eine Stretch-Verknüpfung erstellen, was nur den Start des Nachgängers verschiebt aber das Ende belässt - so wird der Nachgänger verkürzt (die Ressource kann natürlich in dem kürzeren Nachgänger überlastet werden). In folgendem Beispiel sind die Prozent der Zuordnun gzu dem Vorgang "Dach" fixiert, deshalb wenn der Vorgang gekürzt werde, wird der Anzahl der Stunden gesunken. Wenn die Stunden fixiert wären, würde hier ein Überlast entstehen, weil die Ressource in einem kurzeren Zeitfenster den gleichen Anzahl Stunden hätte. Deshalb ist wichtig zu entscheiden ob die Stunden oder Prozent fixiert sein sollen.
Neue Stretch-Verknüpfung wird erstellt.
 
Neue Stretch-Verknüpfung schiebt den den Start des Nachgängers.
Lösung von einem Überlast durch Stretch-Verknupfung

Es wäre noch möglich die Zeitfenster von einer oder beiden Zuordnungen zu fixieren und verschieben oder auch Frühester Start verwenden. Solche Lösung wird aber nachher nicht an die weitere Modifikationen im Projekt reagieren (wenn zum Beispiel ein Vorgänger verschoben wäre).