Auslastung und Kapazität: wie sie gerechnet werden?

Die Ressourcen kann man entweder mit bestimmte Menge von Stunden oder Prozent zu den Vorgängen zuordnen. Auf Grund der Ressourcen-Zuordnungen wird die Auslastung der Ressource entweder im Ressourcen-Gantt oder im Auslastungs-Diagramm angezeigt. Im folgenden Text ist beschrieben, wie die Kapazität (bzw. basis Kapazität) und Auslastung zusammenhängen.

Reale Kapazität und basis Kapazität

Für die Berechnung der Auslastung muss man die Kapazität der Ressourcen kennen. Wir unterscheiden basis Kapazität und reale Kapazität: Jede Personal-Ressource hat in der Ressourcen definition die Arbeitswoche, Verfügbarkeit für die Projekte, Absenzen und Feiertage definiert. Die basis Kapazität ist durch der Arbeitswoche und Verfügbarkeit für die Projekte definiert. Zum Beispiel, wenn eine Personal-Ressource in der Arbeitswoche definiert hat, dass sie vom Montag bis Freitag 8h pro Tag arbeitet und die Verfügbarkeit der Ressource für die Projekte 75 % ist, dann sagen wir, dass die basis Kapazität 8h x 75% = 6 Stunden pro Tag (Mo-Fr) ist. Wenn wir von der basis Kapazität die Absenzen und Feiertage abziehen, bekommen wir die reale Kapazität. Zum Beispiel, wenn die Ressource in der Woche 1 (W1) am Montag absent wäre und in den weiteren Wochen wird die Ressource keine Absenzen haben, wird die reale Kapazität in W1 4t x 6h = 24h/W1 sein. In den weitern Wochen wird die reale Kapazität 5t x 6h = 30h/w sein. Die Maschinen haben keine Arbeitswoche und wir setzen voraus, dass sie die basis Kapazität 24/7 haben. Während die reale Kapazität variert wegen den Feiertagen und Absenzen sehr oft, die basis Kapazität bleibt stabil und zeigt besser die Momente, wo zum Beispiel ein weiteres Mitarbieter angestellt oder ein bestehender Mitarbeiter verlassen wird (s. unten).

Ressourcen-Zuordnung Stunden/Prozent

Wenn eine Ressource zu einem Vorgang zugeordnet wird, kann man entweder eine bestimmte Menge von Stunden eintragen und die Prozent werden automatisch gerechnet oder kann man es umgekehrt machen - die Prozent eintragen und die Stunden werden automatisch gerechnet. Diese Berechnung wird auf Grund der realen Kapazität der Ressource gemacht. Haben wir zum Beispiel die Ressource vom vorigen Absatz vor. Haben wir auch einen Vorgang X, der 3 Wochen dauert (von W1 bis W3). Ordnen wir die Ressource zu dem Vorgang mit 50 %. Wir fragen jetzt, mit wie viel Stunden die Ressource zugeordnet wird: Die Ressource ist 24h in der W1 und 2 x 30h in den weiteren zwei Wochen verfügbar. Die Zuordnung ist 50%, also die Zuordnung wird mit 42h = (24h + 30h + 30h)*50% sein.

Beispiel Zuordnungen

Auslastung im Ressourcen-Gantt

Im Ressourcen-Gantt kann man die Auslastung für jede einzelne Ressource anzeigen. Diese Auslastung zeigt die Verhältnis der realen Kapazität (siehe oben) und der kumulierten Stunden über allen Zuordnungen der Ressource.

Haben wir wieder die Ressource mit dem Vorgang X vom vorigen Absatz vor. Haben wir noch einen weiteren Vorgang Y vor (Sehen Sie die Abbildungen). Ordnen wir die Ressource dem Vorgang Y auf 100 % zu. Ähnlich wie beim Vorgang X können wir rechnen, dass die Zuordnung zu dem Vorgang Y mit 30 h wird (6h in W2 und 24h in W3). Die durchschnitliche Auslastung in der Woche W1 ist dann 50 % = 12 / 24 (die Ressource ist in dieser Woche mit 12 h ausgelastet und die reale Kapazität hat er 24 h). In der Woche W2 hat die Ressource reale Kapazität schon 30 h und sie ist mit 21 = 15 + 6h zugeordnet, also die Auslastung ist 70 % = 21/30. In der Woche W3 ist die Ressource schon überlastet, weil sie mit 15 + 24 = 39h ausgelastet ist, was mit der realen Kapazität 30 h dem 130% = 39/30 entspricht.

Auslastung im Ressourcen-Gantt In dem Beispiel oben wurde noch ein wichtiges Prinzip demonstriert, und zwar dass man die Projekte nicht zu detailiert planen soll, sonst dass es bestimmte Generalisierung nötig ist. Die Ressource wurde zu dem Vorgang X auf 50 % zugeordnet - es kann sein, dass die Ressource 21h in W1 und weitere 21h in W3 abarbeitet. In der geplanter Auslastung wird die Arbeit linear zwischen die drei Wochen verteilt. Die Projekte sind meistens dynamisch und die Pläne ändern sich oft. Wenn man das Plan zu detailiert machen würde (zum Beispiel das Vorgang X auf zwei Vorgänge teilen - ein in W1 und ein in W3), müsste man oft alle diese Details umplanen. In W2 sieht man die durschnittliche Auslastung 70% aber wenn man die Auslastung pro einzelne Tage rechnen würde, würde man sehen dass die Ressource schon am Freitag W2 überlastet ist. Richtig gewählte Genalisierung der Arbeiten ermöglicht einfachere Umplanen wenn das Projekt geändert wird aber behält die kontrolle der grösseren Überlasten. Die kleinere Überlasten, wie zum Beispiel am Freitag in W2, löst die Ressource selbst.

Auslastungs-Diagramm

Die Ressource kann mit bestimmten Anteil ein Mitglied von mehreren Ressourcen-Gruppen sein (beschrieben in der Ressourcen definition). Total Anteil der Mitgliedschaft über alle Ressourcen-Gruppen sollte immer 100 % sein.

Die Anzeige der basis und realen Kapazität im Auslastungs-Diagramm hat gleiche Prinzipien wie in der Auslastung im Ressourcen-Gantt (siehe oben) aber die basis und reale Kapazität der Ressource ist im Auslastungs-Diagramm von der Selektion im Ressourcen-Baum abhängig. Man kann dort wählen, ob man den Anteil der Kapazität zurechnen will oder nicht.

Mitglied von mehreren Ressourcen-Gruppen Kapazität

Ressourcen mit unvollständiger Mitgliedschaft

Oben wurde eingeführt, dass der Total Anteil der Mitgliedchaft über alle Ressourcen-Gruppen immer 100 % sein sollte. Wir erklären jetzt, was passiert wenn es nicht so wäre. Haben wir eine Ressource vor, die für bestimmte Zeit nicht 100% Mitglied der Ressourcen-Gruppen ist (s. Abbildung - die Ressource ist bis Ende 2016 100% Mitglied der Gruppe aber ab Anfang 2017 ist die Mitgliedschaft um 20 % kleiner).

Ressource mit unvollständiger Mitgliedschaft In diesem fall wird in der Ressourcen definition eine Warnung angezeigt (s. Abbildung). Warnung bei unvollständiger Mitgliedschaft Wählen wir jetzt diese Ressource für den Auslasungs-Diagramm: Standard wird die Ressource mit der ganzen Kapazität gewählt (d.h. also mit mit der Kapazität unter der "Gruppe" Ressourcen mit unvollständiger Mitgliedschaft (s. Abbildung). Diese Kapazität stellt das Komplement bis zur 100% Kapazität, also wir werden in diesem Fall im Auslastungs-Diagramm die gleiche Kapazität wie im Ressourcen-Gantt finden (s. Abbildung).

Selektion der Ressource mit der ganzen Kapazität Auslastung-Diagram mit voller Kapazität Sobald die Kapazität unter Ressourcen mit unvollständiger Mitgliedschaft ausgeschlosen wird (s. Abbildung), wird nur der Anteil der Kapazität in der selektierten Ressourcen-Gruppen einkalkuliert (s. Abbildung - im Jahr 2017 ist die Kapazität um 20 % kleiner genau, wie es in der Ressourcen-Definition definiert ist (s. oben)).

Selektion der Ressource ohne Kapazitäts-Komplement Auslastung-Diagram ohne Kapazitäts-Komplement