Berechnung der Stunden und Kosten

Ein wichtiger Teil der Projektplanung ist die Übersicht über die bisherigen und die verbleibenden Stunden und Kosten. Unten finden Sie eine Erklärung, wie diese Berechnung in pm4u gemacht wird.

Begriffe

Revision

Meistens interessieren uns nicht nur die aktuellen bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten sondern wir möchten alle diese Werte mit einem "Plan" vergleichen, um die Kontrolle zu haben, über das, was wir ursprünglich geplanten haben und was dann im Projekt tatsächlich an Stunden und Kosten aufläuft. Die Berechnung der bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten bezieht sich immer nur zu einem Revision (d.h. Projekt-Stand). Deshalb bedeutet der Vergleich von dem aktuellen Stand mit einem "Plan" die separate Berechnung der bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten für die Revision "Plan" und separat für die Revision "akt. Stand". Diese zwei Resultate werden dann verglichen. Im weiteren Text wird beschrieben, wie die bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten für bestimmte Revisionen berechnet werden.

Status per Datum

Wichtige Information für die Berechnung der Stunden und Kosten ist das Status per Datum. Dieses definiert, bis wann alle realen (aktuellen) Werte im System eingetragen sind. Oft werden die Ressourcen die eigenen Stunden nicht regelmässig erfassen oder die Stunden oder festen realen Kosten werden aus einem anderen System erst am Ende des Monats importiert. Wenn dann die Auswertung in der Mitte des Monats gemacht wird, könnte es ohne das Status per Datum scheinen, dass das Projekt einige Wochen verspätet ist, weil die Ressourcen keine Stunden ab Anfang Monat erfasst haben. In diesem Fall muss man das Status per Datum verwenden und mit Rücksicht zu unserem Beispiel auf den Letzten Tag des Vormonats setzen. Alle realen Werte nach diesem Datum werden ignoriert (Stunden in Zeiterfassung, feste reale Kosten, usw.). Die verbleibenden Werte werden ab diesem Datum kalkuliert. Unten finden Sie erklärende Beispiele.

Das Status per Datum wird auch mit dem Lesezeichen gespeichert, damit man es nicht immer manuell eintragen muss.

Split-Datum

Split-Datum teilt die Stunden und Kosten auf in bisherige - das heisst die, die vor dem (incl.) Split-Datum liegen und verbleibende - das heisst die, die nach dem Split-Datum liegen.

Kalkulation der Stunden und Kosten

Die Kalkulation der Stunden und Kosten unterscheidet sich. Wichtig ist aber zu erklären wie genau das Status per Datum die Kalkulation beeinflusst.

Haben wir eine Revision und ein Status per Datum. Die Stunden und Kosten für jeden Tag des Projektes bekommen wir als:

Ressourcen Stunden

Haben wir eine Ressourcen-Zuordnung

1) wo die Ressource noch keine Stunden nach dem Status per Datum erfasst hat:

In diesem Fall werden die geplanten Stunden bei der Zuordnung zwischen Start und Ende der Zuordnung verteilt.

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Falls das Status per Datum nach dem Start der Zuordnung wäre, werden alle geplanten Stunden zwischen Status per+1t und Ende der Zuordnung verteilt. Status per Datum sagt, dass alle realen Werte bis zu diesem Datum im System eingetragen sind. Also wir wissen, dass die Ressource mit der Arbeit noch nicht begonnen hat und dass alle verbleibende Stunden erst nach diesem Datum ausgeführt werden. Kumulieren der Stunden in einem kurzen Zeitfenster kann eine Überlast der Ressource verursachen, die man in den Projekt-Warnungen, Projekt cockpit und auch in der Auslastung der Ressource findet (zum Beispiel im Auslastungs-Diagramm, Ressourcen-Gantt. Das ist ein Moment, wann der Projektleiter reagieren und entweder die Ressource oder die Termine optimieren muss.

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Schliesslich, falls das Status per Datum sogar nach dem Ende der Zuordnung wäre, dann werden alle geplanten Stunden in einem Tag Status per+1t gesetzt. Dies verursacht mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Überlast, die der Projektleiter optimieren muss.

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2) wo die Ressource bereits einige Stunden vor dem Status per Datum erfasst hat:

In diesem Fall werden die bei der Zuordnung geplanten Stunden und die erfassten Stunden nach dem Status per ignoriert und es werden nur die erfassten Stunden vor dem Status per Datum für die Kalkulation verwendet. Die Stunden vor dem Status werden für die Kalkulation genau so verwendet, wie Sie erfasst wurden. Die verbleibenden Stunden bei der letzten eingetragenen Stunde vor dem Status per Datum werden zwischen Status per+1t und Ende der Zuordnung verteilt.

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Falls Status per nach dem Ende der Zuordnung liegt, werden die verbleibenden Stunden bei den letzten eingetragenen Stunden vor dem Status per Datum am Status per+1t gesetzt.

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Haben wir eine Zuordnung der Ressourcen-Gruppe

Die Berechnung der Stunden ist genau gleich wie die Berechnung der Stunden von einer Ressourcen-Zuordnung, wo noch keine Stunden erfasst wurden (s. oben).

Ressourcen Kosten

Im vorigen Absatz wurde erklärt, wie man für jeden Tag die Ressourcen Stunden bekommt. Die Ressourcen Kosten bekommt man ganz einfach durch multiplizieren von diesen Stunden durch den für den Tag gültigen Kostensatz der Ressource (oder Kostensatz der Ressourcen-Gruppe, wenn es um eine Zuordnung der Ressourcen-Gruppe geht). Die Kostensätze der Ressourcen und Gruppen können mit einem bestimmten Leistungsart verbunden sein. Für die Berechnung der Kosten wird nur die Kostensatz mit entsprechender Leistungsart verwendet. Falls die Ressource oder Gruppe keine solche Kostensatz hat, wird die standard Kostensatz (d.h. Kostensatz ohne Leistungsart) verwendet.

Feste Kosten

1. Alle erwarteten festen Kosten nach Status per werden für die Kalkulation verwendet (erwartete feste Kosten vor dem Status per werden ignoriert)
2. Alle effektiven festen Kosten vor Status per werden für die Kalkulation verwendet (effektive feste Kosten nach dem Status per werden ignoriert)
3. Erwartete aber noch nicht realisierte feste Kosten werden am Status per+1t platziert. Diese Differenz wird gerechnet als:

(Summe der erwarteten festen Kosten vor dem Status per) - (Summe der effektiven festen Kosten vor Status per) + (Summe von allen Differenzen eingetragen bei den effektiven festen Kosten vor Status per (s. unten billiger/teurer)

Beispiel

Nehmen wir an, dass wir folgende erwartete Festen Kosten haben:

Und folgende effektiven Festen Kosten:

1) Wenn Status Per Ende September 2019 gewählt ist: Wir haben im September 2019 Kosten 3'000 erwartet. Die effektiven Kosten waren 3'150. Weil bei diesem Eintrag +150 Differenz definiert ist, haben wir in diesem Fall keine erwarteten aber noch nicht realisierten Kosten. Die verbleibenden erwarteten Kosten bestehen aus dem Total der erwarteten Kosten nach Status per. Die effektiven festen Kosten nach Status per werden für die Berechnung ignoriert. Resultat: Wir hatten bisher 3'150 effektive Kosten und 44'700 Kosten verbleiben. Im Total haben wir Kosten von 47'850.

2) Wenn Status Per Ende Oktober 2019 gewählt ist: Wir haben bis Ende Oktober 2019 3'000 + 15'000 + 24'000 + 1'700 Kosten erwartet. Effektiv hatten wir bis Ende Oktober 3'150 (mit +150 Differenz) + 14'000 (mit -1'000 Differenz) + 24'000 Kosten gehabt. Also nur die Travelling costs 1'700 wurden erwartet aber nicht geleistet. Deshalb finden wir nach dem Status per im November 2019 die 'Erwartete aber nicht geleistete Kosten 1'700. Im November 2019 erwarten wir noch 4'000 Kosten. Insgesamt hatten wir bisher effektive Kosten 41'150 und wir erwarten in der Zukunft noch 5'700 Kosten.

3) Wenn Status Per Ende November 2019 gewählt ist: Gegenüber dem vorigen Fall haben wir im November zusätzliche effektive unerwartete Kosten von 5'000 gehabt. Die erwarteten Travelling costs 1'700 wurden durch dem Eintrag im November 2019 annulliert. Transport costs 4'000 wurden bis Ende November 2019 nicht effektiv geleistet, also wir erwarten diese noch im Dezember.