Berechnung der Stunden und Kosten

Ein wichtiger Teil der Projektplanung ist der Übersicht über den bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten. Unten finden Sie eine Erklärung, wie diese Berechnung in pm4u gemacht wird.

Begriffe

Revision

Meistens interessieren uns nicht nur die aktuell bisherige und verbleibende Stunden und Kosten, sonst wir möchten alle diese Werte mit einem "Plan" vergleichen, damit wir die Kontrolle haben, dass wir die ursprünglich geplanten Stunden und Kosten nicht übertrieben haben. Die Berechnung der bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten bezieht sich immer nur zu einer Revision (d.h. Projekt-Stand). Deshalb bedeutet der Vergleich von dem aktuellen Stand mit einem "Plan" die separate Berechnung der bisherigen und verbleibenden Stunden und Kosten für die Revision "Plan" und separat für die Revision "akt. Stand". Diese zwei Resultate werden dann verglichen. Im weiteren Text wird beschrieben, wie die bisherige und verbleibende Stunden und Kosten für bestimmte Revision berechnet werden.

Status per Datum

Wichtige Information für die Berechnung der Stunden und Kosten ist Status per Datum, das definiert bis wann alle reale Werte im System eingetragen sind. Oft werden die Ressourcen die eigene Stunden nicht regelmässig erfassen, oder die Stunden oder feste reale Kosten werden aus einem anderen System erst am Ende des Monats importiert. Wenn dann die Aswertung in Mitte des Monats gemacht wird, könnte es ohne dem Status per Datum scheinen, dass das Projekt einige Wochen verspätet ist, weil die Ressourcen keine Stunden ab Anfang Monat erfasst haben. In diesem Fall muss man das Status per Datum verwenden und mit Rücksicht zu unserem Beispiel auf den Letzten Tag des Vormonats setzten. Alle reale Werte nach diesem Datum werden ignoriert (Stunden in Zeiterfassung, feste reale Kosten, usw.). Die verbleibende Werte werden ab diesem Datum kalkuliert. Unten finden Sie erklärende Beispiele.

Das Status per Datum wird auch mit der Lesezeichen gespeichert, damit es man nicht immer manuell eintragen muss.

Split-Datum

Split-Datum teilt die die Stunden und Kosten auf bisherige - das heisst die, die vor dem (incl.) Split-Datum liegen und verbleibende - das heisst die, die nach dem Split-Datum liegen.

Kalkulation der Stunden und Kosten

Die Kalkulation der Stunden und Kosten unterscheidet sich von kann sich sicher jeder intuitiv vorstellen. Die Kalkulation in pm4u unterscheidet sich von dieser Vorstellung nicht viel. Wichtig ist aber zu erklären wie genau das Status per Datum die Kalkulation beeinflusst.

Haben wir eine Revision und ein Status per Datum. Die Stunden und Kosten für jeden Tag des Projektes bekommen wir als:

Ressourcen Stunden

Haben wir eine Ressourcen-Zuordnung

1) wo die Ressource noch keine Stunden nach dem Status per Datum erfasst hat:

In diesem Fall werden die geplanten Stunden bei der Zuordnung zwischen Start und Ende der Zuordnung verteilt.

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Falls das Status per Datum nach dem Start der Zuordnung wäre, werden alle geplante Stunden zwischen Status per+1t und Ende der Zuordnung verteilt. Status per Datum sagt, dass alle reale Werte bis diesem Datum im System eingetragen sind. Also wir wissen, dass die Ressource mit der Arbeit noch nicht begonnen hat und dass alle verbleibende Stunden erst nach diesem Datum ausgeführt werden. Kummulieren der Stunden in kurze Zeitfenster kann ein Überlast der Ressource verursachen, den man in den Projekt-Warnungen, Projekt cockpit und auch in der Auslastung der Ressource findet (zum Beispiel im Auslastungs-Diagramm, Ressourcen-Gantt. Das ist ein Moment, wann der Projektleiter reagieren und entweder die Ressource oder die Termine optimieren muss.

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Schliesslich, falls das Status per Datum sogar nach dem Ende der Zuordnung wäre, dann werden alle geplante Stunden in einem Tag Status per+1t gesetzt. Es verursacht mit hohe Wahrscheinlichkeit einen Überlast, der der Projektleiter optimieren muss.

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2) wo die Ressource bereits einige Stunden vor dem Status per Datum erfasst hat:

In diesem Fall werden die bei der Zuordnung geplante Stunden und die erfasste Stunden nach dem Status per ignoriert und es werden nur die erfasste Stunden vor dem Status per Datum für die Kalkulation verwendet. Die Stunden vor dem Status werden für die Kalkulation genau so verwendet wie Sie erfasst wurden. Die verbleibende Stunden bei der letzten eingetragenen Stunde vor dem Status per Datum werden zwischen Status per+1t und Ende der Zuordnung verteilt.

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Falls Status per nach dem Ende der Zuordnung liegt, werden die verbleibende Stunden bei der letzten eingetragenen Stunden vor dem Status per Datum am Status per+1t gesetzt.

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Haben wir eine Zuordnung der Ressourcen-Gruppe

Die Berechnung der Stunden ist genau gleich wie die Berechnung der Stunden von einer Ressourcen-Zuordnung, wo noch keine Stunde erfasst wurde (s. oben).

Ressourcen Kosten

Im vorigen Absatz wurde erklärt, wie man für jeden Tag die Ressourcen Stunden bekommt. Die Ressourcen Kosten bekommt man ganz einfach durch multiplizieren von diesen Stunden durch der für den Tag gültige Kostensatz der Ressource (oder Kostensatz der Ressourcen-Gruppe, wenn es um eine Zuordnung der Ressourcen-Gruppe geht).

Feste Kosten

1. Alle reale feste Kosten vor dem Status per werden für die Kalkulation verwendet (reale feste Kosten nach dem Status per werden ignoriert)
2. Alle geplante feste Kosten nach dem Status per werden für die Kalkulation verwendet
3. Differenz zwischen den geplanten und realen festen Kosten wird am Status per+1t platziert. Diese Differenz wird gerechnet als:

(Summe der geplanten festen Kosten vor dem Status per) - (Summe der realen festen Kosten vor dem Status per) + (Summe von allen Differenzen eingetragen bei den realen festen Kosten vor dem Status per)

Beispiel

1) Wenn Status Per am Anfang Januar wäre, werden alle reale feste Kosten ignoriert und wir werden folgende feste Kosten haben:

Jan - 1000.-

Feb - 1000.-

Mrz - 1000.-

Apr - 1000.-

1) Wenn Status Per am Anfang Februar wäre, werden wir folgende feste Kosten haben:

Jan - 800.- (reale kosten im Januar sind 800 mit Bemerkung dass diese reale Kosten sind um 200 kleiner als geplant wurde)

Feb - 1000.-

Mrz - 1000.-

Apr - 1000.-

1) Wenn Status Per am Anfang März wäre, werde wir folgende feste Kosten haben:

Jan - 800.-

Feb - 800.- (=700+100)

Mrz - 1200.- (=1000 gepl + 200 differenz (*))

Apr - 1000.-

(*)

Summe der geplanten festen Kosten vor dem Status per = 2000

Summe der realen festen Kosten vor dem Status per = 800+700+100

Summe von allen Differenzen eingetragen bei den realen festen Kosten vor dem Status per = -200

=> Differenz = 2000 - 1600 -(-200) = 200. Diese Differenz wird platziert auf Status per+1t