Projekt-Gantt

Als ersten Schritt in der Projekt-Planung, muss man die Tätigkeiten – Vorgänge – im Projekt planen. Einzelne Vorgänge können sich weiter auf mehrere, feinere Tätigkeiten verteilen (die nennen wir Untervorgänge) und können untereinander sog. Verknüpfungen haben, wie zum Beispiel "das Dach kann man erst bauen, wenn die Wände stehen". Diese Verknüpfungen sollten durch technologische oder organisatorischen Abhängigkeiten definiert werden. Später, in der Ressourcenverfolgung, werden wir sehen, dass wir noch weitere Verknüpfungen definieren können, welche aber nur zur Optimierungen der Ressourcen-Auslastung dienen.

Auf der Seite https://wiki.pm4u.ch/wiki/Projekt-Gantt finden Sie eine tutorial Video, wo Projekt-Gantt vorgestellt ist.

Projekt-Gantt im Detail

Jetzt beschreiben wir die Arbeit mit dem Projekt-Gantt in pm4u.

Steuerelemente des Projekt-Gantt

Update of documentation necessary: Menu above Gantt has been improved - "Gantt display options" has been implemented Über dem Projekt-Gantt findet man verschiedene Symbole, mit denen man die Anzeige im Gantt steuern kann

Projekte selektieren

Mit diesem Symbol kann man bereits existierende Projekte im Gantt selektieren. Die Auswahl wird in einem Formular gemacht, in dem man nach verschiedenen Auswahl-Kriterien die Projekte suchen kann.

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Projekte kopieren

Öffnet den Asssistent für Kopieren der Projekten.

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Zeitbereich und Zeitskala

Man kan den Zeitbereich Von-Bis im Gantt entweder manuell setzen und nachher den Schalter Zeitskala aktualisieren drücken.

Oder man kann schnell Dieses Quartal, Nächste 3 Monate oder den Zeitbereich an die im Gantt selektierten Projekte automatisch anpassen. In dieser Liste kann man die letzten drei manuell gesetzten Zeitbereiche verwenden.

Die Zeitskala kann man fliessend von Woche/Tag bis Jahr/Quartal ändern. Der Schalter setzt die Zeitskala automatisch so, dass der ganze Zeitbereich in der Diagramm-Breite sichtbar wird.

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Ersetzte Gruppenzuweisungen anzeigen

Die Zuordnungen der Ressourcen-Gruppen, die voll durch den Ressourcen-Zuordnungen ersetzt wurden, werden standard im Projekt-Gantt nicht angezeigt. Sobald man sie trotzdem sehen wollen, kann man die Option Ersetzte Gruppenzuweisungen anzeigen wählen.

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Alles oder eine Ebene aufklappen/zuklappen

Das Projekt ist meistens in einer Baum-Struktur definiert (d.h. Vorgänge, Untervorgänge, ...), die man mit diesen Schaltern ganz oder nur ebenenweise zu-/aufklappen kann.

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Projekt-Gantt ausdrucken

Das Gantt kann man mit diesem Schalter als PDF ausdrucken. Die Druckeinstellungen vom Projekt-Gantt sind separat beschrieben.

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Meine Projekte laden

Mit diesem Schalter kann man schnell alle eigenen aktiven Projekte ins Gantt laden (d.h. die Projekte mit einem Projekt-Status ohne "Projekt ist beendet" haben, in denen der aktuelle Benutzer als Besitzer definiert ist.

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Rückgängig / Wiederherstellen

Mit diesem Symbol kann man vor kurzem gemachte Modifikationen rückgängig machen, bzw. die rückgängig gemachte Modifikationen wiederherstellen. Die Liste der Schritte, die man Rückgängig machen kann, bezieht sich auf den eingeloggten Benutzer und sie wird mit jeder neuen Sitzung geleert (zum Beispiel beim Abmelden und wieder Anmelden in pm4u).

Die Operationen Rückgängig und Wiederherstellen setzen nur die geänderten Werte durch den aktuell eingeloggten Benutzer zurück. Man muss daran denken, dass mit den gleichen Daten mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können. So könnte es passieren dass ein Benutzer zum Beispiel die Dauer von einem Vorgang von 10 Tagen auf 15 Tage ändert. Ein anderer Benutzer ändert diese Dauer weiter von 15 Tage auf 20 Tage. Wenn der erste Benutzer "Rückgängig" macht, wird die Dauer auf 10 Tage zurückgesetzt, da die Liste der Modifikationen für die Funktion "Rückgängig" benutzerbezogen ist.

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Sortierung der Projekte und Vorgänge

Die Projekte im Gantt können nach Start oder nach Name sortiert sein. Um die Sortierung zu setzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Gantt und wählen Sie die gewünschte Sortierung.

Die Vorgänge innerhalb eines Projektes sind nach Start sortiert. Die Untervorgänge kommen immer gleich direkt unter dem Hauptvorgang. Die Sortierung der Vorgänge innerhalb eines Projektes kann nicht geändert werden.

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Neue Projekte und Vorgänge

Im folgenden Text wird beschrieben, wie man ein neues Projekt mit Vorgängen erstellen kann

Neues Projekt erstellen

Klicken Sie im Gantt-Diagramm mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neues Projekt erstellen. Es kommt die Frage nach dem Projekt-Start (die Zeit kommt aus dem Standardkalender).

Projekt Name ändern

Um den Projektnamen zu ändern, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Projektbalken und führen einen Klick mit derrechten Maustaste aus oder führen Sie einen Doppelklick auf den Projektbalken aus.

Um einen neuen Vorgang oder Meilenstein zu erstellen, führen Sie den Mauszeiger auf den oder unter den Projektbalken und klicken mit der rechten Maustaste und wählen Neuen Vorgang oder Neuen Meilenstein. Um einen neuen Vorgang schnell zu erstellen können Sie die Taste drücken und den Projektbalken mit der linken Maustaste anklicken:

Neuer Nachfolger

Man kann auch den Vorgang mit der rechten Maustaste anklicken und die Option Neuen Nachfolger wählen. So wird ein neuer Vorgang mit einer Ende-Start Verknüpfung erstellt.

Vorgang einfügen

Man kann auch eine Verknüpfung mit der rechten Maustaste anklicken und die Option Vorgang einfügen wählen. So wird ein neuer Vorgang zwischen die zwei existierenden Vorgänge eingefügt und mit der gleichen Verknüpfungsart erstellt.

Vorgang - Dauer ändern

Um die Dauer von einem Vorgang zu ändern, ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste am kleinen Rechteck nach links (Dauer kürzer) oder nach rechts (Dauer länger).

Um einen Untervorgang zu erstellen, zeigen Sie auf den Hauptvorgang und wählen Sie mit der rechten Maustaste Neuen Untervorgang erstellen. Der neue Vorgang wird automatisch dem gewählten Vorgang untergeordnet. Sie können auch einen normalen Vorgang erstellen, dann an diesen Vorgang doppelklicken und in dem neuen Fenster einen übergeordneten Hauptvorgang wählen.

Mit einem Doppelklick auf das Projekt, kann man die Eigenschaften öffnen. In dieser Maske kann man die Details des Projektes bearbeiten. Im Projekt geht es neben dem Namen, Balkentext usw. vor allem um den Start, den Projektkalender, den Projektleiter, den Status, die Farbe, usw. Die Projekt-Eigenschaften sind separat beschrieben.

Ähnlich kann man mit einem Doppelklick auf den Vorgang oder Meilenstein die Eigenschaften öffnen und bearbeiten. Die Vorgang-Eigenschaften sind separat beschrieben.

Jedes Element im Gantt (Projekt, Vorgang, Verknüpfung, Frühester Start, Ressourcen-Zuweisung, usw.) kann man einfach mit der Maus löschen: mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und Löschen wählen. Wenn ein Vorgang gelöscht wird, werden auch alle dazu gehörigen Verknüpfungen, Ressourcen-Zuweisungen, Untervorgänge usw. gelöscht.

Richtige Position der Vorgänge in der Zeit

Die Arbeiten können meistens wegen den verwendeten technologischen Verfahren und beschränkten Ressourcen nicht paralell verarbeitet werden. Oft muss man definieren, dass eine Arbeit erst beginnen kann, wenn eine andere vollständig erledigt ist oder sogar zusätzlich noch mit einem Zeitabstand oder erst nach einer Lieferung. Es kann auch vorkommen, dass eine Arbeit gleich wie eine andere Arbeit beginnen muss… wir könnten viele solche Beispiele finden.

Ziel ist es letztlich, die Vorgänge und Ressourcen-Zuordnungen richtig in der Zeit zu positionieren, damit die technologischen Verfahren erfüllt, die Ressourcen nicht überlastet und gleichzeitig die Termine erfüllt sind.

Verknüpfungen zwischen den Vorgängen

Die Vorgänge ohne Beschränkungen starten mit dem Projekt-Start. Wenn der Vorgang anders starten soll, haben wir folgende Möglichkeiten:

• Frühesten Start des Vorganges setzen wir zum Bespiel wenn eine Material-Lieferung später kommen sollte.
• Zeitfenster des Vorganges fixieren wir, wenn der Vorgang unabhänig von anderen Elementen im Projekt ist.
• Verknüpfungen zwischen den Vorgängen verwenden wir, wenn der Start (bzw. Ende) von einem Vorgang von einem anderen Vorgang abhängig ist.

Im folgenden Text werden die Verknüpfungen zwischen den Vorgängen beschrieben.

In pm4u kann man die Verknüpfungen zwischen zwei Vorgängen oder zwischen zwei Ressourcen-Zuweisungen erstellen. Es ist wichtig die Verknüpfungen richtig zu verwenden. Die Beziehungen zwischen Vorgängen sollten die technologischen Verfahren beschreiben. Die Verknüpfungen zwischen den Ressourcen-Zuweisungen lösen die Überlasten der Ressourcen (s. Ressourcen-Gantt - Wenn eine Ressource überlastet ist)

Auf der Seite https://wiki.pm4u.ch/wiki/Projekt-Gantt finden Sie eine tutorial Video, wo die Verknüpfungen vorgestellt sind

Neue Ende-Start Shift-Verknüpfung

Um eine neue Verknüpfung zwischen zwei Vorgängen zu erstellen, ziehen Sie einfach bei gedrückter linker Maustaste von Vorgang (Vorgänger) zu Vorgang (Nachfolger). Den Beginn des Vorganges links bezeichnen wir als Start, das Abschluss des Vorganges rechts, bezeichnen wir als Ende. Wenn Sie am Ende des Vorgängers beginnen und am Start des Nachgängers enden, erstellen Sie eine Ende-Start Verknüpfung. Analog können Sie eine Start-Start, Ende-Ende oder Start-Ende Verknüpfungen erstellen.

Neue Ende-Start Stretch-Verknüpfung

Die Stretch-Verknüpfung erstellt man einfach dadurch, dass man beim Ziehen der Verknüpfung einmal kurz die Taste drückt.

Typ der Verknüpfung ändern

Den Typ die existierende Verknüpfung oder der Abstand zwischen den Vorgängen kann man einfach über das Kontext-Menü ändern.

Verknüpfung Kontext Menü

Detailierte Definition der Verknüpfung kann man in Verknüpfungs-Eigenschaften bearbeiten.

Frühester Start

Wenn der Start des Vorganges von einem Ereignis, wie zum Beispiel der Materiallieferung abhängig ist, kann man anstelle der Verknüpfung den Frühesten Start verwenden. So wird der Vorgang immer an diesem Termin oder später starten

Neuer Vorgang mit FST

Um schnell einen neuen Vorgang mit einem frühesten Start zu erstellen, kann man mit der rechten Maustaste auf den oder unterhalb des Projektbalkens klicken und die Option Neuen Vorgang mit FST (FST = Frühester Start) wählen. Den frühesten Start, der durch ein Kreuz im Gantt dargestellt wird, kann man mit der Maus und der Taste direkt verschieben.

Zeitfenster fixieren

Wenn man den Vorgang oder die Zuordnung in der Zeit unabhängig von allen anderen Bedingungen fixieren will, kann man den Vorgang mit der rechten Maustaste anklicken und die Option Zeitfenster fixieren wählen. Diese Funktion ist equivalent zu der Einstellung Start/Ende Fixieren in den Vorgangs-Eigenschaften oder auch in den Eigenschaften der Zuordnung.

Den fixierten Vorgang oder die fixierte Zuordnung, kann man direkt im Gantt mit der Maus nach links (früher) oder rechts (später) verschieben. Es reicht die Taste zu drücken und den Vorgang oder die Zuordnung mit der Maus zu ziehen.

Zuordnung von Ressourcen und Ressourcen-Gruppen zu Vorgängen

Das Projekt-Gantt dient vor allem für die Definition der technologischen Verfahren. Man sollte hier die Vorgangstruktur mit den Verknüpfungen erstellen. Die volle Funktionalität für die Bearbeitung der Zuordnungen von Ressourcen und Ressourcen-Gruppen existiert hier zwar auch (s. unten). Aber wir empfehlen hierfür das Ressourcen-Gantt zu verwenden. Das Projekt kann man schnell im Ressourcen-Gantt öffnen, wenn man mit der rechten Maustaste an das Projekt klickt und In Ressourcen-Gantt öffnen wählt.

Um eine neue Ressourcen-Zuweisung zu erstellen, mit dem Mauszeiger auf den Vorgang zeigen, mit der rechten Maustaste klicken und in dem Menü Ressourcen zuordnen wählen. Dann kann man die Ressource(n) oder Ressourcen-Gruppe(n) selektieren. Die Prinzipien der Ressourcen-Zuweisungen sind im Ressourcen-Gantt erklärt.

Ressourcen-Zuweisung kopieren: Ctrl drücken und ziehen

Man kann auch die Ressourcen-Zuweisung von einem Vorgang zu einem anderen Vorgang kopieren oder verschieben. Um die Ressourcen-Zuweisung zu kopieren, drücken Sie die Taste und ziehen Sie die Zuweisung vom alten Vorgang zum neuen Vorgang. Eine Ressourcen-Zuweisung verschieben kann man gleich machen, nur muss man  +  drücken.

Falls man das ganze Projekt mit allen zugeordneten Ressourcen im Ressourcen-Gantt öffnen will, kann man mit der rechten Maustaste an das Projekt klicken und die Option Im Ressourcen-Gantt öffnen wählen.

Notizen und Anhänge

Im Kontext-Menü auf einem Projekt, Vorgang oder auch Zuordnung kann man zu dem Projekt die Notizen mit Anhänge anfügen. Mehr über dieser Funktionalität finden Sie unter Notizen und Anhänge

Warnungen im Projekt

Im Projekt-Gantt kann man vor einem Projekt, Vorgang oder Ressourcen-Zuweisung ein Warn-Symbol finden. Dieses Symbol informiert den Benutzer, dass etwas nicht richtig geplant ist. Zum Beispiel wenn eine Ressource überlastet ist oder wenn eine Verknüpfung nicht erfüllt ist. Um eine weitere Info über die Warnung zu bekommen oder um die Warnung zu ignorieren, muss man an das Warn-Symbol mit der rechten Maustaste klicken. Das Warn-Symbol vor dem Projektbalken zeigt alle Warnungen im Projekt.

Warnung wegen einer Ressourcen-Überlast

Warnung beim Überlast

Überlast in Ressourcen-Gantt

Sobald eine Ressource überlastet ist, wird im Projekt-Gantt vor allen Ressourcen-Zuweisungen, die die Überlast verursachen, das Warn-Symobl angezeigt.

Warnung wegen einer Ressourcen-Überlast (Die Ressource Felix Baumgartner ist am Freitag und Donnerstag auf zwei Baustellen gleichzeitig geplant.) Man kann mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und die Option In Ressourcen-Gantt öffnen wählen. Es wird sofort das Ressourcen-Gantt mit dem gewählten Projekt und der betroffenen Ressource geöffnet, damit man die Überlast analysieren und auflösen kann.

Ressourcen-Gantt mit der Überlast. (Die Ressource Felix Baumgartner ist am Freitag und Donnerstag auf zwei Baustellen gleichzeitig geplant.)

Warnung wegen nicht erfüllter Verknüpfung

Warnung bei nicht erfüllter Verknüpfung

Ein weiterer Fall, bei dem eine Warnung angezeigt wird, ist wenn eine Verknüpfung nicht erfüllt ist. Die Verknüpfungen zwischen Vorgängen bzw. zwischen Ressourcen-Zuweisungen platzieren die Vorgänge in der Zeit. Es gibt aber Fälle, bei der die Verknüpfung den Vorgang nicht richtig platzieren kann - zum Beispiel wenn der Nachgänger einen fixierten Start/Ende hat.

Nachgänger ist fixiert - Verknüpfung kann diesen nicht verschieben.

Warnung wenn eine Zuordnung startet früher oder endet später als der Vorgang

Eine Warnung wird angezeigt, sobald eine Zuordnung früher als der Vorgang endet oder später als der Vorgang startet. Solche Situation kann zum Beispiel wegen Zeiterfassung entstehen - die Zeitfenster der Ressourcen-Zuordnung wird automatisch fixiert sobald die Stunden erfasst werden. Sobald die Ressource Zeit vor dem Vorgagns-Start oder nach dem Vorgangs-Ende erfasst, springt das Zuordnugs-Start/-Ende ausser dem Vorgangs-Zeit-Fenster aus.

Warnung wegen inkonsistenter Mitgliedschaft der Ressource in der Gruppe

Die Ressourcen können Mitglieder der Ressourcen-Gruppen sein. Die Mitgliedschaft kann mit einem Zeitraum Von-Bis begrenzt sein. Wenn zu einem Vorgang eine Ressourcen-Gruppe und gleichzeitig eine Ressource zugeordnet ist, kann man in der Ressourcen-Zuordnung Eigenschaften die Zuordnung zu der Ressourcen-Gruppe wählen. Diese Beziehung definiert, wie viel Stunden bei der Zuordnung der Ressourcen-Gruppe schon durch den Ressourcen-Zuordnungen ersetzt wurden. Der Ziel ist, damit in diesem Fall die Ressource ein Mitglied der Ressourcen-Gruppe mindestens für bestimmter Zeit der Zeitfenster der Ressourcen-Zuordnung ist. Wenn diese Bedingung nicht gült, wird diese Ressourcen-Zuordnung mit der Warnung wegen inkonsistenter Mitgliedschaft der Ressource in der Gruppe markiert. Gleichzeitig wird eine Warnung in Ressourcen-Zuordnung Eigenschaften angezeigt, wo man die Verlinkung gleich korrigieren kann. Was kann diese Warnung verursachen? Durch den Modifikationen im Projekt-Plan kann die Ressourcen-Zuordnung in der Zeit auf einen anderen Termin verchoben werden, wo die Ressourcen nicht mehr ein Mitglied der Gruppe ist. Beziehungsweise kann jemand die Ressource in der Ressourcen Definition aus der Gruppe entfernen.

Beispiel

Wir haben Meine Ressource die unbegrenzt ein Mitglied der Gruppe "Meine Gruppe" ist.

Wir haben einen Vorgang, der ab letzter Woche im März 2017 bis erster Woche im April 2017 läuft. Zu diesem Vorgang haben wir Ressourcen Gruppe Meine Gruppe mit 2mp zugeordnet. Später haben wir zu diesem Vorgang eine Ressource aus "Meiner Gruppe" zugeordnet, und diese neue Ressourcen-Zuordnung mit der Zuordnung der Ressourcen-Gruppe verlinkt, also von den 2mp sind jetzt nur 1mp nicht ersetzt (sehen Sie die Abbildung). Weil "Meine Ressource" während dem ganzen Zeitraum der Ressourcen-Zuordnung Mitglied von "Meiner Gruppe" ist, wird keine Warnung angezeigt.

Es könnte aber passieren, dass der Mitgliedschaft der Ressource in "Meiner Gruppe" am Ende März 2017 beendet wird und seit April 2017 wird die Ressource ein Mitglied von "Andere Gruppe". In diesem Fall wird die Ressource während dem ganzen Zeitraum der Ressourcen-Zuordnung nicht ein Mitglied von "Meine Gruppe" und deshalb wird die Warnung angezeigt:

Lesezeichen und Vergleich mit einem älterem Stand

Sie können mit der rechten Maustaste auf das Projekt klicken und ein Neues Lesezeichen für aktuellen Stand erstellen wählen. So wird der aktuelle Stand des Projektes mit einer Lesezeichen markiert.

Oder kann man in dem Untermenü Mit Lesezeichen vergleichen direkt eine Lesezeichen wählen und den aktuellen Stand mit dem älteren Stand des Projektes im Diagramm vergleichen. Mit der Menü-Option Lesezeichen in diesem Untermenü kann man schnell in das Register Historie in Projekt-Eigenschaften springen und die Lesezeichen dort bearbeiten.

Vergleich mit einem älteren Stand

In pm4u werden alle Modifikationen in den Projekten protokolliert und deshalb kann man beliebigen älteren Stand mit dem aktuellen Stand im Projekt-Gantt vergleichen. Mehr Informationen über der Lesezeichen finden Sie hier

Projekt in XML Datei für Microsoft Project exportieren

Klicken Sie an das Projekt mit rechten Maustaste und wählen sie die Option Für MS Project exportieren. So erhalten Sie eine XML Datei mit dem Projekt, die Sie nachher im Microsoft Project importieren können.

Diese Funktion hilft Ihnen die Projekte aus pm4u in Microsoft Project zu exportieren. Wir versuchen alle Daten so gut wie möglich zu übertragen, aber die Struktur der Daten unterscheidet sich in Microsoft Project und in pm4u. Deshalb ist es nicht möglich alles identisch zu übertragen. Kontrollieren Sie nach dem Import im Microsoft Project die importierten Daten.

In pm4u befindet sich auch die Funktion Projekte aus MS Project XML Importieren, die Ihnen die Projekte aus Microsoft Project in pm4u zu übertragen hilft.

Language review necessary Folgender zugeklappte Element ist neu

Zuordnung nach SAMOS exportieren

Wenn der Benutzer den Recht Kann die Zuweisungen nach SAMOS exportieren, kann der an die Ressourcen-Zuordnung mit rechten Maustaste klicken und die Option "Nach SAMOS exportieren". Diese Funktion exportiert sofort die Informationen über der Zuordnung nach SAMOS. Nach dem Export wird neben der Zuordnung Zeichen angezeigt. Falls die Zuordnung später in pm4u modifiziert wird, wird diese Zeichen rot - in diesem Fall kann man die Zuordnung nochmals nach SAMOS exportieren - Aufpassen: Die Zuordnung wird in SAMOS dupliziert.

Um den Export erfolgreich zu realisieren müssen folgende Angaben in pm4u vorhanden sein:

• Vorgang Larnt: Mehr Informationen finden Sie unter Vorgang-Eigenschaften.
• Vorgang Sap-Id: Mehr Informationen finden Sie unter Vorgang-Eigenschaften.
• Ressourcen Name: Mehr Informationen finden Sie unter Ressourcen Definition.
• Ressourcen Sap-Id: Mehr Informationen finden Sie unter Ressourcen Definition.
• Projektleiter Sap-Id: Mehr Informationen finden Sie unter Personen Definition.