Projektverwaltung in ASH

Anleitung für Projektleiter

Diese Anleitung beschreibt den Prozess wie die Projekte durch den Projektleiter (PL) in ASH gepflegt sein sollten.

1. Ein neues Projekt wird als Kopie von einem Template erstellt (selektieren Sie die Projekte mit dem Typ Template). Im ersten Schritt bleiben die Meilensteine M4 bis M8, die Stunden und die Kosten ungepflegt, weil sie in der ersten Phase des Projektes noch nicht bekannt sind. Der Projektleiter sollte aber folgende Elemente planen können:
   1. Die erste drei Meilensteine M1, M2 und M3
   2. Die Stunden der Vorgänge Definitions Phase und Konzept Phase und bzw. Projektleitung (d.h. der PL soll die entsprechende Grupen oder sogar einzelne Ressourcen zu diesen Vorgängen zuordnen)
2. In den ersten ca. 3 Monaten werden die Mitarbeiter ihre Stunden zu den Vorgängen Definitions Phase und Konzept Phase (bzw. auch Projektmanagement) erfassen.
3. Sobald M3 erreicht wird, bekommt der PL die Unterlagen um die restlichen Vorgänge (d.h. Stunden und Termine) und die Festen Kosten zu planen. PL sollte in diesem Moment das Projekt pflegen (Termine, Stunden, Feste Kosten und PEG Informationen aktualisieren) - d.h. Plan erstellen - und nachher das Plan-Bookmark setzen mit Status per Datum auf das Ende vom Vormonat setzen (die Realität bis M3 schon bekannt ist und es gibt kein Grund sie zu ignorieren. Der "Plan" besteht aus der Realität bis M3 und der Vorhersage ab M3.)
   1. ) Die Termine werden als feste Meilensteine M1-M8 gesetzt werden. Die Vorgänge zwischen diesen Terminen sind mit den Stretch-Verknüpfungen definiert, d.h. sie werden entsprechend zwischen den Meilensteinen gedehnt.
   2. ) Weil es meistens unklar ist, welche genaue Ressourcen auf den Vorgängen arbeiten werden, werden zu den Vorgängen die Ressourcen-Gruppen mit der erwarteten Anzahl der Stunden zugeordnet. Die Ressourcen werden später selbst die Stunden auf die Vorgänge erfassen und so ersetzen sie die geplanten Stunden der Gruppen-Zuordnung durch die abgearbeiteten Stunden. Falls ein Vorgang schon erledigt ist aber es bleiben immer noch einige noch nicht zugewiesenen Stunden bei einer oder mehreren Gruppen-Zuordnungen bei diesem Vorgang, muss der PL diese Gruppen-Zuordnungen als Erledigt markieren damit diese Stunden nicht mehr in Verbleibende Stunden kommen.
   3. ) Geplante Feste Kosten muss der PL manuell definieren. Die aktuellen festen Kosten werden automatisch durch den Controller aus SAP importiert. Natürlich kann der PL noch zusätzliche aktuelle Feste Kosten manuell erstellen.
   4. ) PL soll die PEG Informationen aktualisieren.
   5. ) PL soll die Vertragswerte aktualisieren.
4. ) Während der Lebensdauer des Projektes soll der PL regelmässig das Projekt pflegen. Meistens werden die Projekte kurz vor dem PEG Meeting aktualisiert (Folgende Auswertungen können dem PL dabei helfen: Projekt Cockpit, Projektlage, Projektlage im Laufe der Zeit, PEG Liste, PEG Report).
   1. ) Die Informationen 3.1 - 3.4 pflegen (s. oben)
   2. ) PL soll die Zeiterfassung bei erledigten Vorgängen sperren, damit die Mitarbeiter auf diesen Vorgängen keine Stunden mehr erfassen können.
   3. ) Die Ressourcen sollen ihre Stunden bis Ende des Monats erfassen, weil die Controller diese Stunden am Anfang des nächsten Monates nach SAP exportieren
5. ) Sobald das Projekt abgeschlossen wird, soll der PL den Projekt-Status auf Closed setzen (spätestens zu Beginn des folgenden Kalenderjahres).