Projektverwaltung in ASH

Anleitung für Projektleiter (PL)

Die ASH Projekte werden in pm4u geführt. Dieses Software wurde nach Mass für ASH angepasst.

1. Ein neues Projekt wird als Kopie von einem Template erstellt (selektieren Sie die Projekte mit dem Typ Template). Im Moment bleiben die Meilensteine M4 bis M8, Stunden und Kosten ugnepflegt, weil sie in der ersten Phase des Projektes unbekannt sind. Der Projektleiter sollte aber folgende Elemente planen können:
   1. Die erste drei Meilensteine M1, M2 und M3 setzen
   2. Die Stunden von den Vorgängen Definitions Phase und Konzept Phase und bzw. Projektleitung (d.h. der PL soll die entsprechende Grupen oder sogar einzelne Ressourcen zu diesen Vorgängen zuordnen)
2. Erste cca 3 Monate werden die Mitarbeiter ihre Stunden zu den Vorgängen Definitions Phase und Konzept Phase (bzw. auch Projektmanagement) erfassen.
3. Sobald M3 erreicht wird, bekommt der PL die Unterlagen um die restliche Vorgänge (d.h. Stunden und Termine) und Festen Kosten zu planen. PL sollte in diesem Moment das Projekt pflegen (Termine, Stunden, Feste Kosten und PEG informationen aktualisieren) - d.h. Plan erstellen - und nachher das Plan-Bookmark setzen mit Status per Datum auf das Ende vom Vormonat setzen (die Realität bis M3 schon bekannt ist und es gibt kein Grund sie zu ignorieren. Der "Plan" wird sich von der Realität bis M3 und Vorhersage ab M3 bestehen)
   1. ) Die Termine werden als feste Meilensteine M1-M8 gesetzt werden. Die Vorgänge zwischen diesen Terminen sind mit den Stretch-Verknüpfungen definiert, also sie werden entsprechend gedehnt.
   2. ) Weil es meistens unklar ist, welche genaue Ressourcen auf den Vorgängen arbeiten werden, werden zu den Vorgängen die Ressourcen-Gruppen mit erwartete Menge der Stunden zugeordnet. Die Ressourcen werden später selbst die Stunden auf die Vorgänge erfassen und so ersetzen sie die geplante Stunden der Gruppen-Zuordnung durch den Abgearbeiteten Stunden. Falls ein Vorgang schon erledigt ist aber es bleiben immer einige noch nicht zugewiesene Stunden bei einer oder mehreren Gruppen-Zuordnungen bei diesem Vorgang, muss der PL diese Gruppen-Zuordnungen als Erledigt markieren damit diese Stunden nicht mehr in Verbleibende Stunden kommen.
   3. ) Geplante Feste Kosten muss der PL manuell definieren. Die Aktuelle Feste Kosten werden automatisch durch den Controller aus SAP importiert. Natürlich kann der PL noch zusätzliche aktuelle Feste Kosten manuell erstellen.
   4. ) PL soll die PEG Informationen aktualisieren.
   5. ) PL soll die Vertragswerte aktualisieren.
4. ) Während Leben des Projektes soll PL regelmässig das Projekt pflegen. Meistens werden die Projekte kurz vor dem PEG Meeting aktualisiert (Folgende Auswertungen können dem PL für PEG helfen: Projekt Cockpit, Projektlage, Projektlage im Laufe der Zeit, PEG Liste, PEG Report).
   1. ) Die Informationen 3.1 - 3.4 pflegen (s. oben)
   2. ) PL soll die Zeiterfassung bei erledigten Vorgängen sperren, damit die Mitarbeite auf diese Vorgänge keine Stunden mehr erfassen können.
   3. ) Die Ressourcen sollen ihre Stunden bis Ende des Monats erfassen, weil die Controller exportieren diese Stunden am Anfang des nächsten Monates nach SAP
5. ) Sobald der Projekt erledigt wird, soll der PL den Projekt-Status auf 'Closed' setzen.