Projektverwaltung in ASH

Anleitung für Projektleiter

Diese Anleitung beschreibt den Prozess wie die Projekte durch den Projektleiter (PL) in ASH gepflegt sein sollten.

1. Ein neues Projekt wird als Kopie von einem Template erstellt (selektieren Sie die Projekte mit dem Typ Template). Im ersten Schritt bleiben die Meilensteine M4 bis M8, die Stunden und die Kosten ungepflegt, weil sie in der ersten Phase des Projektes noch nicht bekannt sind. Der Projektleiter sollte aber folgende Elemente planen können:
   1. Die erste drei Meilensteine M1, M2 und M3
   2. Die Stunden der Vorgänge Definitions Phase und Konzept Phase und bzw. Projektleitung (d.h. der PL soll die entsprechende Gruppen oder einzelne Ressourcen zu diesen Vorgängen zuordnen)
2. In den ersten ca. 3 Monaten werden die Mitarbeiter ihre Stunden zu den Vorgängen Definitions Phase und Konzept Phase (bzw. auch Projektmanagement) erfassen.
3. Sobald der Meilenstein M3 erreicht wird, bekommt der PL die Unterlagen um die restlichen Vorgänge (d.h. Stunden und Termine) und die Festen Kosten zu planen. Der PL sollte in diesem Moment das Projekt pflegen (Termine, Stunden, Feste Kosten und PEG Informationen aktualisieren) - d.h. Plan erstellen - und nachher das Plan-Bookmark setzen mit Status per Datum auf das Ende vom Vormonat setzen (die Realität bis M3 schon bekannt ist und es gibt kein Grund sie zu ignorieren. Der "Plan" besteht aus der Realität bis M3 und der Vorhersage ab M3. Lesen Sie den Artikel Lesezeichen für weitere Info über der Philosophie der Bookmarks.)
   

   Projekt-Kalkulation
   

   Projektlage vor dem ersten Plan
   

   Projektlage nach dem ersten Plan
   1. ) Die Termine werden als feste Meilensteine M1-M8 gesetzt werden. Die Vorgänge zwischen diesen Terminen sind mit den Stretch-Verknüpfungen definiert, d.h. sie werden entsprechend zwischen den Meilensteinen gedehnt.
   2. ) Weil es meistens unklar ist, welche einzelne Ressourcen auf den Vorgängen arbeiten werden, werden zu den Vorgängen die Ressourcen-Gruppen mit der erwarteten Anzahl der Stunden zugeordnet.
      1. ) Ordnen Sie zu den Vorgängen nach M3 die Ressourcen-Gruppen zu. Als Quelle für die Zahlen dient uns die Projekt-Kalkulation und Projektlage (s. Abbildungen rechts). Total von den zugeordneten Stunden F über die Gruppen-Zuordnungen nach M3 soll gleich Projekt-Kalkulation A minus Total abgearbeiteten Stunden bis Ende Vormonat D sein. Der Total G muss mit der Projekt-Kalkulation A stimmen.
      2. ) Wenn bereits Ressourcen-Zuordnungen bei einigen Vorgängen nach M3 existieren, wo wir die Gruppen-Zuweisungen jetzt erfassen, müssen wir bei den Ressourcen-Zuweisungen die Verlinkung zu der entsprechende Gruppen-Zuweisung eintragen.
      3. ) Die Ressourcen werden später selbst die Stunden auf die Vorgänge erfassen und so ersetzen sie die geplanten Stunden der Gruppen-Zuordnung durch die abgearbeiteten Stunden.
      4. ) Falls ein Vorgang schon erledigt ist aber es bleiben immer noch einige noch nicht zugewiesenen Stunden bei einer oder mehreren Gruppen-Zuordnungen bei diesem Vorgang, muss der PL diese Gruppen-Zuordnungen als Erledigt markieren damit diese Stunden nicht mehr in Verbleibende Stunden kommen.
   3. ) In pm4u für bestehen sich die festen Kosten auf Grund der effektiven und erwarteten festen Kosten. Total festen Kosten wird als Summe der bisherigen effektiven plus zukünftigen erwarteten Kosten gerechnet. Die effektiven festen Kosten werden aus SAP importiert. Die erwarteten festen Kosten muss der Projektleiter auf Grund der Projekt-Kalkulation manuell erstellen:
      1. ) Für jeden Kostenart generiert der PL die erwarteten Kosten H mit Hilfe des Verteilungs-Assistents ab aktuellem Monat bis Ende des Projektes (oder früher) im Projekt im Betrag der Kalkulation B minus bisherige effektive Kosten E. Die Summen I der erwarteten und effektiven Kosten muss der Projekt-Kalkulation B entsprechen (Mit Ausnahme Abbuchung Prototyp - s. nächsten Punkt).
      2. ) Abbuchung Prototyp C kann man als ein negativen Eintrag in erwarteten Kosten mit Datum am Ende des Projektes erfassen. Im Fall, wann die Abbuchung Prototyp unter den Materialkosten neben den weiteren erwarteten Kosten eingetragen ist, wird natürlich der Betrag I mit dem Betrag B übereinstimmen.
      3. ) Falls sich die erwartete Kosten später ändern soll der PL die zukünftige Einträge manuell bearbeiten.
      4. ) Die aktuellen festen Kosten werden automatisch durch den Controller monatlich aus SAP importiert.
   4. ) PL soll die PEG Informationen aktualisieren.
   5. ) PL soll die Vertragswerte aktualisieren.
   6. ) PL soll eine neue Lesezeichen für den aktuellen Stand erstellen. In dem Moment wenn der Plan auf Grund der Projekt-Kalkulation erstellt wird, soll die Lesezeichen Plan erstellt werden (s. Abbildung Lesezeichen Plan rechts). In folgenden Monaten sollen die Lesezeichen für den entsprechenden Monat PEG YYYYX-MM benannt werden. Wenn man jetzt das Projekt Cockpit öffnet, sollte man im Plan sowie im Akt. Stand die gleiche Zahlen sehen (s. Abbildungen Cockpit - Stunden und Cockpit - Feste Kosten) 300px|thumb|right|Neue Lesezeichen Plan 300px|thumb|right|Cockpit - Stunden 300px|thumb|right|Cockpit - Feste Kosten
4. ) Während der Lebensdauer des Projektes soll der PL regelmässig das Projekt pflegen. Meistens werden die Projekte kurz vor dem PEG Meeting aktualisiert (Folgende Auswertungen können dem PL dabei helfen: Projekt Cockpit, Projektlage, Projektlage im Laufe der Zeit, PEG Liste, PEG Report).
   1. ) Die Informationen 3.1 - 3.4 pflegen (s. oben)
   2. ) PL soll die Zeiterfassung bei erledigten Vorgängen sperren, damit die Mitarbeiter auf diesen Vorgängen keine Stunden mehr erfassen können.
   3. ) Die Ressourcen sollen ihre Stunden bis Ende des Monats erfassen, weil die Controller diese Stunden am Anfang des nächsten Monates nach SAP exportieren
5. ) Sobald das Projekt abgeschlossen wird, soll der PL den Projekt-Status auf Closed setzen (spätestens zu Beginn des folgenden Kalenderjahres).