Projektverwaltung in ASH

Anleitung für Projektleiter

Diese Anleitung beschreibt den Prozess wie die Projekte durch den Projektleiter (PL) in ASH gepflegt sein sollten.

1. Ein neues Projekt wird als Kopie von einem Template erstellt (selektieren Sie die Projekte mit dem Typ Template). Im ersten Schritt bleiben die Meilensteine M4 bis M8, die Stunden und die Kosten ungepflegt, weil sie in der ersten Phase des Projektes noch nicht bekannt sind. Der Projektleiter sollte aber folgende Elemente planen können:
   1. Die erste drei Meilensteine M1, M2 und M3
   2. Die Stunden der Vorgänge Definitions Phase und Konzept Phase und bzw. Projektleitung (d.h. der PL soll die entsprechende Gruppen oder einzelne Ressourcen zu diesen Vorgängen zuordnen)
2. In den ersten ca. 3 Monaten werden die Mitarbeiter ihre Stunden zu den Vorgängen Definitions Phase und Konzept Phase (bzw. auch Projektmanagement) erfassen.
3. Sobald der Meilenstein M3 erreicht wird, bekommt der PL die Unterlagen um die restlichen Vorgänge (d.h. Stunden und Termine) und die Festen Kosten zu planen. Der PL sollte in diesem Moment das Projekt pflegen (Termine, Stunden, Feste Kosten und PEG Informationen aktualisieren) - d.h. Plan erstellen - und nachher das Plan-Bookmark setzen mit Status per Datum auf das Ende vom Vormonat setzen (die Realität bis M3 schon bekannt ist und es gibt kein Grund sie zu ignorieren. Der "Plan" besteht aus der Realität bis M3 und der Vorhersage ab M3. Lesen Sie den Artikel Lesezeichen für weitere Info über der Philosophie der Bookmarks.)
   

   Projekt-Kalkulation
   1. ) Die Termine werden als feste Meilensteine M1-M8 gesetzt werden. Die Vorgänge zwischen diesen Terminen sind mit den Stretch-Verknüpfungen definiert, d.h. sie werden entsprechend zwischen den Meilensteinen gedehnt.
   2. ) Weil es meistens unklar ist, welche einzelne Ressourcen auf den Vorgängen arbeiten werden, werden zu den Vorgängen die Ressourcen-Gruppen mit der erwarteten Anzahl der Stunden zugeordnet.
      1. ) Ordnen Sie zu den Vorgängen nach M3 die Ressourcen-Gruppen zu. Total von den zugeordneten Stunden soll gleich der Projekt-Kalkulation s. A im Abbildung Projekt-Kalkulation minus Total abgearbeiteten Stunden bis Ende Vormonat (D im Abbildung Zeiterfassung - in unserem Beispiel nehmen wir an, dass wir heute Oktober 2020 haben, also wir haben alle erfassten Stunden bis Ende September 2020 zusammengezählt) sein
         Datei:ProjektVerwaltungInASHHoursWorked.png

         Zeiterfassung
         .
      2. ) Wenn bereits Ressourcen-Zuordnungen bei einigen Vorgängen nach M3 existieren, wo wir die Gruppen-Zuweisungen jetzt erfassen, müssen wir bei den Ressourcen-Zuweisungen die Verlinkung zu der entsprechende Gruppen-Zuweisung eintragen.
      3. ) Die Ressourcen werden später selbst die Stunden auf die Vorgänge erfassen und so ersetzen sie die geplanten Stunden der Gruppen-Zuordnung durch die abgearbeiteten Stunden.
      4. ) Falls ein Vorgang schon erledigt ist aber es bleiben immer noch einige noch nicht zugewiesenen Stunden bei einer oder mehreren Gruppen-Zuordnungen bei diesem Vorgang, muss der PL diese Gruppen-Zuordnungen als Erledigt markieren damit diese Stunden nicht mehr in Verbleibende Stunden kommen.
   3. ) In pm4u für bestehen sich die festen Kosten auf Grund der effektiven und erwarteten festen Kosten. Total festen Kosten wird als Summe der bisherigen effektiven plus zukünftige erwartete Kosten gerechnet. Die effektiven festen Kosten werden aus SAP importiert. Die erwarteten festen Kosten muss der Projektleiter auf Grund der Projekt-Kalkulation manuell erstellen:
      1. ) Für jeden Kostenart generiert der PL die erwarteten Kosten F mit Hilfe des Verteilungs-Assistents ab aktuellem Monat bis Ende des Projektes (oder früher) im Projekt im Betrag der Kalkulation B minus bisherige effektive Kosten E
         Datei:ProjektVerwaltungInASHFesteKosten.png

         Feste Kosten
         . Die Summe G der erwarteten und effektiven Kosten muss der Projekt-Kalkulation B entsprechen.
      2. ) Falls sich die erwatete Kosten später soll der PL die zukünftige Einträge manuell bearbeiten.
      3. ) Die aktuellen festen Kosten werden automatisch durch den Controller monatlich aus SAP importiert.
   4. ) PL soll die PEG Informationen aktualisieren.
   5. ) PL soll die Vertragswerte aktualisieren.
   6. ) PL soll eine neue Lesezeichen für den aktuellen Stand erstellen. In dem Moment wenn der Plan auf Grund der Projekt-Kalkulation erstellt wird, soll die Lesezeichen Plan erstellt werden. In folgenden Monaten sollen die Lesezeichen für den entsprechenden Monat PEG YYYYX-MM benannt werden.
4. ) Während der Lebensdauer des Projektes soll der PL regelmässig das Projekt pflegen. Meistens werden die Projekte kurz vor dem PEG Meeting aktualisiert (Folgende Auswertungen können dem PL dabei helfen: Projekt Cockpit, Projektlage, Projektlage im Laufe der Zeit, PEG Liste, PEG Report).
   1. ) Die Informationen 3.1 - 3.4 pflegen (s. oben)
   2. ) PL soll die Zeiterfassung bei erledigten Vorgängen sperren, damit die Mitarbeiter auf diesen Vorgängen keine Stunden mehr erfassen können.
   3. ) Die Ressourcen sollen ihre Stunden bis Ende des Monats erfassen, weil die Controller diese Stunden am Anfang des nächsten Monates nach SAP exportieren
5. ) Sobald das Projekt abgeschlossen wird, soll der PL den Projekt-Status auf Closed setzen (spätestens zu Beginn des folgenden Kalenderjahres).